Een goed advies begint met een uitgebreide inventarisatie. Wat is het doel? Wie zijn de partijen? Hoe lang moet de oplossing mee? Wat zijn de verwachte aantallen en welke groei is voorzien? Kortom: Wanneer is het een succes?!
Geheel vrijblijvend en kosteloos nemen we deze vragen door. Binnen een aantal dagen sturen we een kort verslag met inschattingen van haalbaarheid, initiële kosten en onderhoudskosten. De inschattingen zijn voldoende nauwkeurig om te helpen bij de globale besluitvorming en behoeden voor verrassingen in een later stadium. Het inventarisatie-verslag bevat tevens een offerte voor het maken van een degelijke analyse.
Tijdens de analyse zoomen we in op de uitkomsten van de inventarisatie. Wat is er al aan automatisering? Welk beveiligingsniveau is van toepassing? Welke wet- en regelgeving is aan de orde? Welke kennis is reeds beschikbaar binnen de organisatie(s)? Zijn er technische oplossingen binnen de organisatie die kunnen worden hergebruikt? Moeten er componenten worden aangeschaft? Moet er maatwerk worden verricht?
Ons streven is een optimale inzet van bestaande techniek indien noodzakelijk aangevuld met nieuwe producten en maatwerk. De globale inschattingen uit de inventarisatiefase worden opnieuw getoetst en waar nodig bijgesteld. De nauwkeurigheid van de inschatting wordt veel groter en heeft na de analyse doorgaans een bandbreedte van 20%.
Na de analyse is bekend wat er moet gebeuren. Het aan- en uitbesteden van complexe projecten, of delen daarvan, vraagt om heldere en complete formulering van de doelstellingen en acceptatiecriteria.
Goed geformuleerde (deel-)projecten kunnen tegen vaste prijzen worden aangeboden waarbij levertijden en kwaliteitsfactoren volledig zijn uitgewerkt. Dit behoedt de klant voor verrassingen. We kunnen in dit stadium volledige begeleiding bieden bij de selectie van partijen, de aanschaf van producten en de uitbesteding van deelprojecten.
Om een passende architectuur te bepalen moeten we rekening houden met hoe de wereld er over 3-5 jaar uitziet. Bestaat het systeem dan nog? Krijgt het systeem meer verantwoordelijkheid? Moeten er meer partijen en systemen op worden aangesloten?
Het werken volgens deze architectuur beperkt de risico's en brengt langdurige stabiliteit op verschillende gebieden. Het geeft zekerheid op het gebied van onderhoud en er kan worden ingeschat wat toekomstige aanpassingen kosten en wat de impact van de aanpassingen zal zijn op de stabiliteit van het systeem of de keten.
Het omarmen van open standaarden maakt hierbij eenvoudige integratie mogelijk met partijen buiten de organisatie en zorgt ervoor dat de klant niet afhankelijk wordt van één specifieke leverancier.
De eerste fase van de realisatie is het schrijven van instructies voor de technici. Deze specificaties slaan de brug tussen de organisatie en de techniek en leggen de basis voor de functionele documentatie. Goede documentatie is essentieel om een systeem te kunnen beheren.
Om de gestelde kwaliteitsnormen te kunnen nakomen worden de functionele- en technische testgevallen gedefinieerd. Deze testen zullen zoveel mogelijk worden geautomatiseerd zodat op ieder moment vanuit onze ontwikkelstraat kan worden bepaald wat de kwaliteit van het systeem op dat moment is.
Ook al wordt vaak gedacht dat dit een ingewikkelde fase is, tegenwoordig zijn er zoveel hulpmiddelen beschikbaar dat de specificatie succesbepalend is. Doordat ontwikkelingen in ons vakgebied zo snel gaan, start deze fase vaak met onderzoek naar de nieuwste ontwikkelingen. Wij leveren geen nieuw systeem met verouderde technologie.
De praktijk leert dat de tijd die wordt geïnvesteerd in het onderzoeken van nieuwe versies en technologie altijd wordt terugverdiend in bouw- en of beheertijd. Naast het ontwikkelen van nieuwe programmatuur en het aanpassen en configureren van bestaande componenten wordt in deze fase ook de automatische testprocedure uitgewerkt en ingericht volgens marktconforme raamwerken.
Op technisch vlak wordt de kwaliteit vooral getoetst volgens onze geautomatiseerde testmethode, maar uiteraard is de beleving van de eindgebruiker minstens zo belangrijk. Hoe vaak moet er worden geklikt met een muis voordat de functie wordt uitgevoerd? Werken de schermen ook op andere devices zoals smartphones en tablets? Voldoen de schermen ook aan de huisstijl van de organisatie?
Bij ketenintegratie zijn er altijd meerdere gebruikersgroepen met verschillende eisen en wensen waar rekening mee gehouden moet worden. Daarom is een intensieve begeleiding essentieel voor het succesvol afronden van de verificatiefase.
Het traject van kwaliteitsbewaking wordt in overleg vastgelegd in procedures en moet door de betrokken partijen doorlopend worden getoetst om de continuïteit van de keten te garanderen.
In deze fase wordt, indien noodzakelijk, gekeken naar de performance van de oplossing. Kan het sneller? Kan het met minder gegevens? Kunnen er nog componenten overbodig worden gemaakt waarbij de uiteindelijke beheerskosten significant omlaag kunnen?
Mogelijke verbeteringen worden iteratief opgepakt waarbij eerdere fasen (specificeren, bouwen en verifiëren) kort worden doorlopen. Dit zorgt ervoor dat documentatie en testresultaten telkens worden bijgewerkt. De vraag naar verdere optimalisatie kan ook ontstaan wanneer de programmatuur een periode in productie draait, bijvoorbeeld doordat het gebruik van het systeem toeneemt of de eisen ten aanzien van responsetijden toenemen.
Wij kunnen door middel van proactieve monitoring met behulp van onze H2 | ketenmonitor direct informeren over dreigende problemen of daadwerkelijke calamiteiten. In geval van productieverstoringen informeren wij over het verloop van de oplossingen en oplostijden. Dit geldt voor problemen in eigen programmatuur, maar ook voor de problemen in de systemen van de ketenpartners.
Wij bieden 24x7 proactieve ondersteuning op de gehele infrastructuur met specialisten die deze problemen acuut kunnen oplossen. Om dit voor elkaar te krijgen hebben wij naast een uitgebreid team ook geavanceerde hulpmiddelen die vanuit verschillende geografische locaties de kwaliteit continue bewaken.
Onder corrigeren verstaan we het doorvoeren van wijzigingen in het systeem met een geringe inspanning waarbij de functionele werking zo min mogelijk wordt beïnvloed. Er kunnen diverse aanleidingen zijn die vragen om correcties, onder andere organisatorische parameters die wijzigen, noodzakelijke updates van onderliggende componenten, maar ook situaties die over het hoofd gezien zijn in een eerdere fase.
Als de werking van het systeem wordt gecorrigeerd, moet altijd worden geverifieerd wat de impact van de wijziging is op de onderliggende gegevens. Vaak zal een wijziging van het systeem ook mutaties of correcties in de onderliggende gegevens vereisen.
Grote wijzigingen van het systeem zullen altijd zoveel mogelijk in projectvorm worden uitgevoerd en daarmee een volledige realisatiecyclus van specificatie tot optimalisatie doorlopen.
Met monitoren bepalen we de werking op een bepaald moment. Rapportage geeft inzicht in de kwaliteit van werking over een bepaalde periode. Dit geldt voor de werking van complexe systemen, maar ook voor werkzaamheden die zijn uitbesteed aan ketenpartners.
In overleg met de klant worden de parameters bepaald en de ‘key performance indicators’ KPI’s verzameld. In onze rapportagemodule ‘H2 | uitgaande stukken’ worden de gegevens verzameld en geheel volgens de huisstijl van de klant worden de rapporten samengesteld. Vervolgens kan worden bepaald met welke intervallen en aan wie de rapporten worden verzonden.
Op deze wijze kan vrijwel volledig geautomatiseerd de werking van een systeem en de dekking van de ‘service level agreement’ SLA worden bepaald. Bovendien kunnen sommige trends in de rapportage toekomstige problemen aankondigen waarop tijdig kan worden geacteerd.
Een belangrijke voorwaarde voor een succesvol langdurig partnerschap is dat er regelmatig wordt geëvalueerd en wordt geanticipeerd op toekomstige ontwikkelingen. Ontwikkelingen op organisatorisch gebied zoals fusies, overnames en interne reorganisaties, maar ook technische ontwikkelingen kunnen impact hebben op de werking van een systeem. Tijdig ingrijpen zorgt ervoor dat de systemen in de keten kunnen worden aangepast deze ontwikkelingen doorstaan.